Como funciona
Cinco palavras chegam para ler qualquer ecrã da aplicação.
Escritório
Seção intitulada “Escritório”O espaço do seu escritório de contabilidade na aplicação. Tudo - clientes, pendências, pedidos, modelos, registo de auditoria - pertence a um escritório e não é visível de fora dele. Uma pessoa pode pertencer a mais do que um escritório e alterna entre eles no canto superior esquerdo.
Cliente
Seção intitulada “Cliente”Uma empresa a quem o escritório faz a contabilidade, identificada pelo NIF. Vem do software de contabilidade (TOConline) - uma empresa que um membro atribuiu ao escritório -, de um ficheiro importado, ou é criada à mão. Tem contactos, pendências, um histórico e as suas próprias definições de envio.
Pendência
Seção intitulada “Pendência”Um documento que a contabilidade precisa e ainda não tem: uma fatura de fornecedor, uma certidão, uma ata. Cada pendência passa por três estados, mais um quando o documento é anulado, e a cor diz tudo:
| Estado | O que significa | Quem o muda |
|---|---|---|
| Pendente | Ainda não chegou. É o que se pede ao cliente. | A sincronização, ao importar; Nova pendência ou um ficheiro importado |
| Recebida | O escritório tem o ficheiro. Falta lançá-lo na contabilidade. | Uma fatura lida de um email, um clique em Marcar recebida |
| Associada | Já está no software de contabilidade. Nada a fazer. | A sincronização, ao ver o documento lançado; um clique em Marcar associada |
| Anulada | O documento foi anulado no TOConline. Não se pede ao cliente. | Só a sincronização |
Uma pendência criada à mão ou importada de um ficheiro não tem sincronização que a confirme: quando o documento chega, passa logo a Associada. Reabrir devolve uma pendência a Pendente.
Uma pendência Associada sai da lista por omissão - é trabalho acabado; Mostrar associadas volta a mostrá-la.
Período
Seção intitulada “Período”O mês (ou o trimestre, para clientes com IVA trimestral; um cliente Isento conta por meses) a que um documento pertence. O seletor de período, no separador Pendências, escolhe o que se vê - um mês ou um trimestre, o ano inteiro ou o último trimestre - e é também o que pede um processo iniciado ali. Sincronizar abre nesse período, numa janela própria.
O email que sai para o cliente com a lista do que falta. O primeiro chama-se pedido; os seguintes, insistências. Juntos formam um processo: começa quando alguém carrega em Iniciar processo e termina quando não falta nada, quando alguém o cancela, quando o cliente já não tem nenhum contacto com email - ou quando a insistência seguinte já passaria o dia limite dos documentos.
Como tudo se liga
Seção intitulada “Como tudo se liga”- A sincronização lê o TOConline e cria as pendências de cada cliente.
- O escritório inicia o processo: a Secretária envia o pedido ao contacto principal do cliente, com cópia aos contactos Em CC, e depois as insistências, segundo o calendário. Por omissão, cada um destes emails espera em Por aprovar até alguém o aprovar (A minha conta → Automação).
- O cliente responde com as faturas em anexo.
- A Secretária lê os anexos, encontra a pendência certa e marca-a como Recebida. Deixa de ser pedida; quando não falta nenhuma, o processo fecha.
- O contabilista lança o documento; na sincronização seguinte a pendência passa a Associada.
A Secretária só lê o correio de quem conhece: os contactos dos clientes e os membros do escritório. O de um remetente desconhecido é descartado à entrada, mesmo quando responde a um pedido - ver Por onde entram as respostas.
O que chega de quem se conhece mas não encaixa em nenhum passo - um anexo que não fecha nenhuma pendência, uma mensagem de um cliente a quem ainda não se pediu nada, documentos reencaminhados por um colega - cai em Por identificar, para uma pessoa decidir.