Conta e escritório

Criar a conta

Um contabilista certificado não precisa de criar conta: entra com a conta CC, e a conta nasce na primeira entrada. Quem não tem conta CC cria a sua a partir do convite de um escritório:

1. Abra o link do convite que recebeu por email. Sem sessão iniciada, o convite pergunta se já tem conta: escolha Criar conta. O formulário abre já com o email do convite.

   

2. Preencha nome, email e palavra-passe (pelo menos 8 caracteres, e nada fácil de adivinhar como 12345678). O número de telefone é opcional.

3. Carregue em Criar conta.

A Secretária envia um email para confirmar o endereço. A conta funciona logo, mas só com o email confirmado pode aceitar um convite para um escritório. Se o email se perdeu, A minha conta tem Reenviar confirmação.

Confirme o email e carregue em Aceitar no convite - ver Aceitar um convite.

Criar o escritório

Após o registo, é necessário criar ou associar um escritório antes de continuar.

Escreva o Nome do escritório e carregue em Criar. É o nome que aparece no seletor de escritórios e nos convites enviados aos colegas. Utilize a designação pela qual o escritório é conhecido; pode mudá-lo depois em Definições → Escritório, que é onde o escritório novo abre.

Tudo o que fizer a seguir pertence a este escritório. Se pertencer a mais do que um, alterna entre eles no seletor do canto superior esquerdo, que tem também Criar escritório para abrir outro.

Verificação em dois passos

Se a palavra-passe for comprometida, outra pessoa poderá aceder à conta. Em A minha conta → Segurança, a verificação em dois passos acrescenta um código de seis dígitos, gerado pela aplicação autenticadora do telemóvel (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password e outras). Quem só entra com a conta CC não tem palavra-passe nesta plataforma: em Segurança só aparece Sessões, sem Palavra-passe nem esta verificação.

1. Ativar e confirme a palavra-passe da conta.

2. Leia o código QR com a aplicação autenticadora. Sem câmara, escreva a chave que aparece ao lado.

   

3. Escreva os seis dígitos que a aplicação mostra. Só a partir daqui a conta passa a pedir o código.

4. Guarde os códigos de recuperação. Só são mostrados uma vez - Copiar códigos ou Transferir, e depois Já os guardei. Guarde-os num local seguro e separado da palavra-passe.

   

Nas entradas seguintes, depois da palavra-passe, a aplicação pede o código. Pode marcar Confiar neste dispositivo para não o repetir durante 30 dias nesse navegador.

Sem o telemóvel

Os códigos de recuperação permitem entrar sem utilizar a aplicação autenticadora: no ecrã do código, Não tenho o telemóvel - usar um código de recuperação. Cada código só pode ser usado uma vez. Guarde-os fora do computador onde entra. Se ficar sem eles e sem o telemóvel, um Proprietário ou Administrador do escritório não os consegue repor: a verificação desliga-se com a palavra-passe, a partir de uma sessão já aberta.

Convidar colegas

Em Definições, na aba Equipa e funções, na secção Membros:

1. Convidar membro.
2. Email da pessoa e a função que vai ter (ver abaixo).
3. Enviar convite. A pessoa recebe o email Convite para o escritório …, e o convite fica em Convites pendentes até ser aceite; Copiar link permite enviá-lo por outro meio. O convite vale 48 horas. Um convite que passou da validade fica marcado Expirado: o link já não abre, e Reenviar convite envia um novo no lugar dele. Cancelar convite faz o link deixar de abrir.

Só o Proprietário e os Administradores convidam. Na mesma lista mudam a função de um colega ou removem-no com Remover: os clientes de que era responsável deixam de o ter. A função do Proprietário, e a de quem está a editar, não se mudam aqui.

Na linha de cada contabilista, o botão com o número de clientes abre a lista de todos os clientes, com pesquisa: os escolhidos são os clientes de que esse membro é responsável. Por cima da lista, Clientes sem responsável visíveis a todos decide se os clientes sem responsável aparecem a todos os membros; vem desligado.

Aceitar um convite

1. Abra o link do email. Sem sessão iniciada, o convite pergunta se já tem conta: Entrar com a conta desse email (ou com a conta CC) ou, se ainda não tem, Criar conta. O convite só serve à conta com o email para onde foi enviado, e é a essa conta que a página diz o nome do escritório.

2. Confirme o email, se ainda não o fez. Sem isso o convite responde Confirme primeiro o seu email: abra a ligação que lhe enviámos e volte a este convite., com Reenviar confirmação logo por baixo.

3. Aceitar. O escritório passa a ser o ativo e abre no Painel; o seletor de escritórios já o mostra. Recusar descarta o convite.

As funções

Função	Vê	Gere
Proprietário	Todos os clientes	Tudo, incluindo membros e definições
Administrador	Todos os clientes	Membros e definições
Contabilista Certificado	Os clientes de que é responsável e os que sincronizou	As suas pendências e pedidos
Assistente de Contabilista	Idem	Idem, mas só aprova os pedidos que iniciou

Um cliente com Responsável atribuído só é visível aos seus responsáveis, a quem o sincronizou do TOConline e à administração. Sem responsável, só os membros que o sincronizaram o vêem, a não ser que o escritório ligue Clientes sem responsável visíveis a todos. Detalhe em Funções e acessos.

A chave de acesso TOConline é pessoal

Cada membro guarda a sua em A minha conta → Integrações, e escolhe ali que empresas atribui a cada escritório. O escritório só sincroniza as empresas que um membro lhe atribuiu, e lê cada uma com a chave de quem a atribuiu. Para trazer empresas a que só um colega tem acesso, é esse colega que as adiciona ao escritório - ver Escolher as empresas de cada escritório.

Eliminar o escritório

Só o Proprietário o pode fazer: Definições → Escritório, no fundo da página, Eliminar escritório → Eliminar.

Tudo o que está no escritório é eliminado para sempre: clientes e contactos, pendências, pedidos, emails recebidos e anexos, modelos e definições. Toda a equipa perde o acesso; as contas de cada um continuam, e os outros escritórios de que fazem parte também. Só o registo de auditoria fica guardado.

Para confirmar, mantenha Manter premido para eliminar premido durante 5 segundos: um contorno enche-se à volta do botão, e largar antes do fim cancela. Com o teclado, mantenha premida a tecla Espaço ou Enter.

Depois de eliminado, a aplicação abre o próximo escritório de que faz parte, ou a criação de um novo.

Perguntas frequentes

Não encontro o botão «Criar conta». Como entro?

Não é possível criar uma conta livremente. Pode entrar com a conta CC (Entrar como Contabilista Certificado) ou através do convite de um escritório. Consulte Entrar com a conta CC e Aceitar um convite.

Não recebi o convite. O que devo fazer?

Verifique a pasta de spam. Quem enviou o convite pode confirmar, em Definições → Equipa, se o convite está pendente e para que endereço foi enviado. Os convites expiram ao fim de dois dias: se o seu tiver expirado, peça um novo.

Aceitei o convite, mas não vejo o escritório.

Confirme que aceitou o convite com o mesmo endereço de email para o qual foi enviado. Se o convite tiver expirado, quem o enviou deve cancelá-lo em Definições → Equipa e enviar um novo.

Não recebi o email de confirmação.

Verifique as pastas de spam e de lixo e confirme que escreveu o endereço sem erros. Alguns serviços de email temporário não entregam estas mensagens: utilize um endereço de email habitual.

A palavra-passe não é aceite.

A palavra-passe tem de ter, pelo menos, 8 caracteres e não pode ser fácil de adivinhar (como 12345678). Se se esqueceu da palavra-passe, utilize Esqueceu-se da palavra-passe? na página de entrada.

Apareceu um «Pedido de acesso à sua conta». O que é?

O suporte da plataforma pede para ver a aplicação como a vê, para o ajudar. Só começa se carregar em Autorizar, e só uma vez: é só para leitura, durante uma hora no máximo. Se não pediu ajuda ou não reconhece quem pede, carregue em Recusar. Consulte Acesso do suporte.

Posso alterar a palavra-passe e ativar a verificação em dois passos?

Sim, em A minha conta → Segurança, mas apenas nas contas com acesso por palavra-passe. Quem entra com a conta CC não tem uma palavra-passe da Secretária Virtual. Consulte A minha conta.

Posso alterar o email de acesso depois de entrar com a conta CC?

Não na Secretária Virtual: o email de acesso não pode ser alterado na aplicação. Quem entra com a conta CC usa o email registado na Ordem. Para usar outro endereço, altere-o no portal da Ordem: na entrada seguinte com a conta CC, a conta passa a ter o email novo e mantém o escritório e o histórico. Consulte Mudou de email na Ordem.

Como convido um colega?

Em Definições → Equipa, carregue em Convidar membro, introduza o endereço de email e envie o convite. O convite fica pendente até ser aceite e, até lá, pode ser cancelado.

Como altero a função de um membro?

Na lista da equipa, através do seletor da coluna Função. Não é possível alterar a função do Proprietário. Consulte Funções e acessos.

Como mudo de escritório?

Utilize o seletor de escritório, no topo da barra lateral.

Os emails não são enviados automaticamente.

Se a opção Aprovar antes de enviar estiver ligada (em A minha conta → Automação), os emails ficam em Por aprovar até alguém os aprovar. Consulte Aprovar antes de enviar.

Não recebo o resumo semanal.

Em Definições → Notificações, confirme que a opção Receber o resumo está ligada e que o seu endereço de email está correto. O resumo inclui apenas informação do escritório em que se encontra.

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