Pedidos e insistências
Um processo é o escritório a entregar à Secretária um conjunto de documentos em falta: ela pede-os ao cliente e insiste, segundo o calendário de insistências, até chegarem ou até ao dia limite dos documentos. Cada cliente tem um processo de cada vez.
Iniciar processo
Seção intitulada “Iniciar processo”O botão Iniciar processo está no separador Pendências do cliente, na linha do cliente em Clientes que precisam de atenção no painel, no painel lateral que se abre ao escolher um cliente em Clientes (quando tem documentos em falta) e em Comunicações. Com um processo a correr, passa a dizer Adicionar ao processo (em Comunicações continua Iniciar processo). Nas pendências, fica desativado quando a tabela, com os filtros aplicados, não mostra nenhuma Pendente.
O que o processo pede depende de onde se carrega:
- Nas pendências, os documentos em aberto da janela que a tabela mostra - o período escolhido no seletor, Ano inteiro, Último trimestre ou Tudo.
- Com documentos selecionados nas caixas da tabela, só esses - ver Documento a documento.
- No painel, em Clientes e em Comunicações, tudo o que o cliente tem em aberto.
O clique não envia nada: abre um diálogo com a lista dos documentos que vão ser pedidos, e pergunta quando sai o primeiro email.
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Enviar já | O primeiro email sai agora. |
| Esperar pelo próximo envio | O primeiro email sai no próximo envio do calendário - o diálogo diz quando: Se esperar, o email sai … |
O diálogo diz também até quando o processo vai insistir: Insiste até ao dia limite dos documentos: DD/MM/AAAA. Se o próximo envio do calendário já passasse esse dia, esperar não é possível e só resta Enviar já.
Cada email do processo:
- Vai para o contacto principal do cliente - cada um dos marcados como principal (um email para cada pessoa) ou, sem nenhum marcado, o primeiro por nome que tenha email, com cópia (Cc) para os contactos Em CC. Um contacto Não contactar nunca recebe. Ver Contactos.
- Usa o modelo do cliente, o modelo por omissão do escritório ou o texto simples do sistema, por esta ordem. Ver Qual modelo é usado.
- Lista os documentos do processo que continuam em falta - o que entretanto chegou já não é pedido -, por categoria: Faturas em falta, Movimentos bancários por reconciliar (banco a banco) e Outros documentos. Um documento anulado no TOConline nunca é pedido.
Tudo fica registado em Histórico e na auditoria. É apresentada a mensagem Pedido enviado, ou, quando se escolhe esperar, Processo iniciado. O primeiro email sai …. Com a aprovação ligada, Enviar já diz Pedido criado e à espera da sua aprovação. e abre logo a decisão. Se não for possível, o motivo é dito: Não há documentos em falta para solicitar., O cliente não tem nenhum contacto com email., Este cliente já tem um processo a decorrer. Adicione os documentos a esse processo., ou A empresa está inativa no software de contabilidade. - uma empresa inativa não recebe pedidos, nem à mão nem pelo calendário.
Quando o dia limite já passou
Seção intitulada “Quando o dia limite já passou”Se o período escolhido já passou o seu dia limite, o diálogo avisa - O dia limite deste período (DD/MM/AAAA) já passou. - e pergunta o que fazer:
- Só este email - sai um email, e mais nenhum.
- Insistir até DD/MM/AAAA - o processo corre até ao próximo dia limite que ainda está por vir.
Ano inteiro, Último trimestre ou Tudo não têm dia limite próprio: o processo corre até ao próximo dia limite ainda por vir.
O dia limite fica fixo quando o processo começa. Mudar depois o dia limite do escritório ou do cliente não mexe num processo que já está a correr.
Enquanto o processo corre
Seção intitulada “Enquanto o processo corre”No separador Pendências, uma faixa por cima dos filtros diz como está o processo: Processo em curso, e por baixo Próximo envio a DD/MM/AAAA às HH:MM · N documentos acompanhados · termina a DD/MM/AAAA. À direita ficam Cancelar processo e Adicionar ao processo. Sem envio marcado, a primeira parte diz Sem envio agendado. Sem processo, a faixa diz Sem processo em curso e mostra só Iniciar processo. É o único sítio da ficha onde o processo se vê e se cancela.
Com Envio automático de email ligado, cada insistência sai na data marcada sem ninguém fazer nada. Desligado, nada sai sozinho - nem um primeiro email deixado à espera do próximo envio: depois do primeiro email o processo fica sem próximo envio, e o cliente acaba em Comunicações quando o silêncio passar a cadência.
Documento a documento
Seção intitulada “Documento a documento”Cada pendência pedida no processo em curso tem, na linha por baixo da descrição, a marca Em acompanhamento. Na coluna seguinte ao estado, o botão do sino:
- Acompanhar - junta esse documento ao processo. Abre o mesmo diálogo; sem processo a correr, inicia um só com esse documento.
- Deixar de acompanhar - tira-o do processo: as insistências seguintes deixam de o pedir.
Para vários de uma vez, marque as caixas à esquerda das linhas (só as pendências por entregar têm caixa). Aparece uma barra - N selecionados - com Deixar de acompanhar (N), Iniciar processo (N) ou Adicionar ao processo (N), e Limpar seleção.
O filtro Acompanhados ou não mostra só os Em acompanhamento ou só os Fora do processo. Tirar o último documento do processo termina-o.
Adicionar ao processo
Seção intitulada “Adicionar ao processo”Com um processo a correr, carregar em Adicionar ao processo na janela de outro período junta-lhe os documentos em aberto dessa janela. O diálogo mostra o que entra - os que já estavam no processo aparecem como Já acompanhado - e diz quando sai o próximo envio: Seguem no próximo envio: …. Os botões são outros:
- Enviar já - sai já um email com a lista toda, e o calendário volta a contar a partir desse envio.
- Adicionar ao processo - os documentos novos seguem no próximo envio, na data que já estava marcada.
O dia limite do processo não muda.
Documentos novos que entram na lista - por sincronização, importação de ficheiro ou à mão - juntam-se sozinhos ao processo em curso quando a data deles cai na janela para que o processo foi iniciado, ou quando não têm data. Os outros ficam Fora do processo até alguém os juntar. Um documento que alguém retirou do processo não volta a entrar sozinho.
Cancelar
Seção intitulada “Cancelar”Cancelar processo pede confirmação: Não sai mais nenhum email deste processo. Os documentos continuam em falta e pode iniciar outro processo quando quiser. As pendências ficam como estão, e o Envio automático de email do cliente não muda. Um email retido à espera de aprovação é recusado.
Como o processo termina
Seção intitulada “Como o processo termina”| Fim | Quando |
|---|---|
| Não falta nada | O último documento do processo deixa de estar Pendente - por email lido, por sincronização, à mão. Nenhuma insistência marcada sai. À mão, o processo fecha logo; por email ou sincronização, fecha na data do envio seguinte, sem enviar nada. |
| Dia limite | O próximo envio cairia depois do dia limite dos documentos. O processo fecha logo a seguir ao último envio que cabe; um envio no próprio dia limite ainda sai. |
| Cancelado | Alguém carregou em Cancelar processo, rejeitou o email retido, ou retirou a empresa TOConline do escritório em Integrações, na barra lateral. Fica na auditoria. |
| Sem documentos | Alguém tirou do processo o último documento. |
| Sem contacto | O cliente ficou sem nenhum contacto com email que se possa usar. |
Uma resposta sem documentos não termina o processo. Aparece no histórico e muda a coluna Resposta da lista de Clientes para Respondeu - mas as insistências continuam até os documentos chegarem.
Quando o processo termina com documentos em falta
Seção intitulada “Quando o processo termina com documentos em falta”Um processo que chega ao dia limite com documentos por entregar deixa o cliente sem ninguém a insistir, com o prazo à porta. A Secretária não o deixa passar em silêncio:
- Painel - é a primeira linha de O que precisa de fazer agora: Cliente: o processo terminou sem os documentos todos, com N documentos em falta · dia limite DD/MM/AAAA e Abrir cliente. Com vários clientes, uma linha só - N clientes sem mais insistências antes do prazo - que leva a Comunicações.
- Prazo - o cliente fica pelo menos Em risco, ou Fora de prazo se o prazo já passou, onde quer que o risco do prazo apareça.
- Comunicações - entra logo na lista, com o motivo Processo terminou antes do prazo - N envios sem resposta, sem esperar pela cadência de silêncio.
- Email - quem iniciou o processo e os responsáveis do cliente recebem Processo terminado: cliente tem documentos em falta, a dizer que o próximo envio passaria o dia limite, quantos documentos faltam, e o link para o cliente.
- Resumo semanal - à segunda-feira, N clientes sem mais insistências antes do prazo, com documentos em falta:, seguido dos nomes.
- Ficha do cliente - no separador Pendências, o aviso O processo terminou: o próximo envio passaria o dia limite dos documentos (DD/MM/AAAA). Continuam em falta N documentos.
Um processo de Só este email que deixe documentos em falta é tratado da mesma maneira. Tudo isto desaparece sozinho quando se inicia um processo novo ou quando os documentos chegam.
Perguntas frequentes
Seção intitulada “Perguntas frequentes”Como inicio um pedido de documentos?
Na ficha do cliente, em Pendências, carregue em Iniciar processo, confirme os documentos e escolha Enviar já ou Esperar pelo próximo envio. Se a opção Aprovar antes de enviar estiver ligada, o email abre para revisão e só é enviado depois de carregar em Aprovar e enviar. Consulte Pedidos e insistências.
Carreguei em «Enviar já», mas o email não foi enviado.
Se a opção Aprovar antes de enviar estiver ligada, o email fica em Por aprovar até alguém o aprovar.
Não consigo iniciar o processo.
Cada cliente só pode ter um processo de cada vez: verifique se já existe um em curso. Confirme também que existem pendências e um contacto com endereço de email.
O cliente diz que não recebeu o email.
Abra o Histórico do cliente: o pedido deve estar no estado Enviado, com destino ao email do contacto principal. Peça ao cliente que verifique a pasta de spam e confirme o endereço de email do contacto. Consulte Histórico de um cliente.
As insistências não são enviadas.
Confirme o calendário (Definições → Insistências e modelos), se a opção Envio automático de email está ligada na ficha do cliente e se o dia limite ainda não passou. Consulte Periodicidade e cadência.
O que significa o dia limite?
É o dia do mês até ao qual o cliente deve entregar os documentos de cada período. Depois de iniciado um processo, as insistências saem segundo a cadência configurada até esse dia. A Secretária Virtual não envia um email todos os meses nesse dia. Consulte Periodicidade e cadência.
Como altero o texto do email?
Crie ou edite um modelo (em Definições → Insistências e modelos ou no separador Modelos da ficha do cliente) e utilize Ativar para o aplicar a esse cliente. Pode redigir o texto com a ajuda da inteligência artificial (Escrever com IA) e ver o resultado em Pré-visualizar. Consulte Modelos de email.
Como cancelo um pedido ou acrescento pendências novas?
Para cancelar, utilize Cancelar processo: os documentos continuam em falta e pode iniciar outro processo. Para acrescentar pendências novas a um processo em curso, utilize Adicionar ao processo.
Quando termina o processo?
O processo termina quando deixa de haver pendências em falta ou quando é cancelado. Consulte Pedidos e insistências.
Os emails aos clientes podem sair do endereço do escritório?
Não. Os pedidos e as insistências saem sempre da caixa de correio da Secretária Virtual, com o mesmo endereço para todos os escritórios, e esse endereço não pode ser alterado. Para o escritório receber uma cópia de cada email, acrescente o endereço do escritório aos contactos do cliente e marque-o como Em CC. Consulte Contactos em CC e Envio de emails.
Posso pedir só as faturas, sem os movimentos bancários por reconciliar?
Ainda não. A Secretária Virtual pede tanto as faturas do e-Fatura como os movimentos bancários por reconciliar. Está prevista uma opção para escolher o tipo de documentos a pedir, por exemplo só as faturas. Até lá, num pedido feito à mão, pode escolher só as faturas: selecione-as na tabela de Pendências e carregue em Iniciar processo. Consulte Documento a documento.