Primeira sincronização

Com a chave de acesso guardada e as empresas atribuídas ao escritório, a sincronização de A minha conta já trouxe as pendências dos últimos 3 meses de cada cliente. A partir daí, cada cliente sincroniza-se na própria ficha: para ler outro período, ou para não esperar pela sincronização automática.

Sincronizar

1. Abra um cliente ligado ao TOConline → separador Pendências.

   

2. Sincronizar. Abre uma janela com os períodos do cliente - os meses, num cliente mensal, ou os trimestres, num trimestral - e Ano inteiro e Último trimestre. Não há calendário de dias: sincroniza-se um período.

3. Escolha o período e carregue em Sincronizar. A janela abre no período que o seletor da ficha mostra; com o seletor em Ano inteiro, Último trimestre, Tudo ou na outra forma de ver (um mensal visto por trimestres), no período anterior do cliente: o mês passado num cliente mensal, o trimestre anterior num trimestral.

4. Leia o resultado: N documentos lidos - N importadas, N recebidas, N associadas.

Número	O que conta
documentos lidos	Tudo o que o TOConline devolveu para o período, em falta ou já lançado.
importadas	Documentos em falta que ainda não estavam na lista. Entram como Pendente.
recebidas	Pendências em falta para as quais já havia um ficheiro recebido por email, guardado à espera - incluindo pendências de sincronizações anteriores. Passam a Recebida.
associadas	Documentos que o TOConline já dá como lançados. Fecham como Associada.

Uma sincronização que não muda nada é, mesmo assim, notícia: a data Última atualização do período avança, e o ponto do período no seletor muda de cinzento para verde ou amarelo.

Se a empresa não estiver atribuída

A ficha só se sincroniza com a chave de um membro que tenha atribuído a empresa deste cliente ao escritório. Se nenhum o fez, aparece Nenhum membro atribuiu esta empresa ao escritório. Atribua-a em A minha conta → Integrações. Ver Escolher as empresas de cada escritório.

Se a chave for recusada

Se o TOConline recusar a sua chave de acesso - foi revogada, ou gerou outra entretanto - as sincronizações deixam de a usar até guardar a chave atual em A minha conta. Ver Quando o TOConline recusa a chave.

O seletor de período

As setas andam um período para trás e para a frente; o botão do meio abre o seletor, com os meses ou os trimestres do ano - conforme Mensal ou Trimestral, ao lado - e Ano inteiro e Último trimestre. Não há calendário de dias. O seletor filtra a lista; o que Sincronizar lê escolhe-se na janela dele.

Cada período do cliente tem um ponto (na outra forma de ver, os períodos não são os do cliente e ficam sem ponto):

Ponto	Significado
⚪ cinzento	Nunca foi sincronizado. A lista vazia não quer dizer nada.
🟡 amarelo	Sincronizado; ainda faltam documentos.
🟢 verde	Sincronizado; não falta nada - incluindo quando o período estava vazio.

Os meses ainda por vir não têm ponto: nada pode ter sido sincronizado.

A mesma tabela está no fundo da coluna do seletor, por baixo de Último trimestre, para não ser preciso vir aqui confirmar a cor.

Ano inteiro mostra e pede tudo o que o ano tem em aberto; Último trimestre, os três meses do trimestre antes do atual (em outubro, julho a setembro).

Tudo

Ao entrar na ficha a partir de O que precisa de fazer agora, no painel, o seletor abre em Tudo: a lista mostra todos os períodos ao mesmo tempo, que é o que essa pergunta merece - o cliente está atrasado, não um mês dele.

Tudo não é uma janela que o servidor aceite, por isso Iniciar processo deriva-a dos próprios documentos: pede do documento em aberto mais antigo ao mais recente. É esse intervalo que fica no email e no processo, que insiste até ao próximo dia limite ainda por vir. Sincronizar pergunta o período, como sempre, e abre no que está a ser trabalhado.

Recuperar o passado

A primeira sincronização leu os últimos 3 meses; um cliente novo pode ter mais pendências por trás. Em Sincronizar, escolha cada período que quer, ou Ano inteiro para ler um ano de uma vez - demora mais, mas é um clique. As setas do ano, no topo da janela, chegam aos anos anteriores.

A sincronização automática

A partir daqui a Secretária sincroniza sozinha, todos os dias, o período atual de cada cliente ligado ao TOConline. Não cria clientes novos: uma empresa atribuída ao escritório só passa a cliente quando alguém sincroniza.

Os períodos anteriores que já foram sincronizados e ainda têm documentos em falta são também relidos regularmente: um documento de março que o cliente só entregou em setembro fica Associada sem ninguém abrir março à mão. Cada período é relido com a chave de quem o sincronizou da última vez - a pessoa que se sabe ter acesso a essa empresa -, se ainda a tiver atribuída ao escritório; senão, com a de outro membro que a tenha.

O botão Sincronizar serve para não esperar.

Deixar um cliente fora da sincronização

Nem todos os clientes têm de ser lidos todos os dias. No separador Definições do cliente, secção Ligação ao software, o interruptor Sincronizar com o TOConline (só aparece nos clientes ligados ao TOConline) vem ligado, como em todos os clientes que já existiam. Desligado, o cliente fica de fora:

• da sincronização automática, incluindo a que relê os períodos anteriores;
• de Sincronizar pendências do período, em Clientes, que nem o oferece na lista de clientes e conta quantos ficaram de fora;
• das pendências que o Sincronizar de A minha conta lê.

Continua a poder ser sincronizado a partir da própria ficha, no separador Pendências: o interruptor é sobre as sincronizações de todos, não impede ninguém de ler este cliente quando precisa. As empresas do TOConline continuam a ser ligadas à lista pelo NIF - o cliente não deixa de estar ligado.

Para ler só alguns clientes uma vez, sem mexer nas fichas, escolha-os em Sincronizar um período inteiro.

Próximo passo

Com a lista à frente, inicie o primeiro processo.