Funções e acessos

As quatro funções

	Proprietário	Administrador	Contabilista Certificado	Assistente de Contabilista
Vê todos os clientes	✓	✓	só os seus (ver abaixo)	idem
Cria e edita clientes	✓	✓	✓	✓
Atribui responsáveis	✓	✓	-	-
Elimina clientes	✓	✓	-	-
Pendências, pedidos, contactos	✓	✓	✓	✓
Aprova e rejeita pedidos em Por aprovar	✓	✓	✓	só os que iniciou
Escolhe o modelo de um cliente	✓	✓	✓	✓
Escreve modelos de email	✓	✓	-	-
Definições do escritório	✓	✓	só consulta	só consulta
Sincroniza todo o escritório, em Clientes	✓	✓	-	-
Convida e remove membros, muda funções	✓	✓	-	-
Elimina o escritório	✓	-	-	-
Auditoria	✓	✓	-	-

Contabilista Certificado e Assistente de Contabilista diferem num ponto: o Assistente de Contabilista aprova ou rejeita só os pedidos que ele próprio iniciou. Os de outros membros ficam à espera de quem os iniciou, de um Contabilista Certificado ou da administração. No resto, a distinção é o título, para a lista de membros dizer quem é quem.

O que uma função não pode fazer não lhe é oferecido: um contabilista vê as definições do escritório sem o botão de guardar, e a equipa sem o convite. O separador Notificações das Definições é de cada membro: todos o alteram.

O Proprietário é quem criou o escritório. A função não se convida nem se atribui a outro membro, e não se muda a do Proprietário nem a própria.

O responsável de um cliente

Um cliente pode ter vários responsáveis. A administração (Proprietário, Administrador) atribui-os de duas maneiras:

• na ficha do cliente, separador Definições, no campo Responsável, que escolhe vários membros e tem pesquisa;
• em Definições → Equipa e funções, na linha de cada membro, no botão com o número de clientes, que escolhe todos os clientes desse membro de uma vez.

A administração vê sempre todos os clientes. Os outros membros vêem um cliente - no painel, na lista e na pesquisa - quando:

• são um dos seus responsáveis;
• o sincronizaram: a empresa veio do TOConline pela chave deles, porque a atribuíram ao escritório em A minha conta → Integrações. Se dois membros atribuíram a mesma empresa, ambos a vêem;
• o cliente está sem responsável e o escritório ligou Clientes sem responsável visíveis a todos, na secção Membros. Vem desligado: um membro novo não vê nada que não lhe tenham dado.

Quem cria ou importa um cliente fica como seu responsável - um contabilista, para não lhe desaparecer ao gravar. A administração pode depois trocá-lo ou juntar outros.

Quando um membro é removido do escritório, deixa de ser responsável pelos seus clientes. Um cliente que fique sem nenhum passa a Sem responsável.

O responsável não muda para onde vão as respostas. O Responder a dos pedidos é sempre a caixa da Secretária, com o NIF do cliente no endereço - haja ou não responsável. A resposta fica no Histórico do cliente (e em Por identificar, quando precisa de uma pessoa), onde o responsável a vê. Ver Por onde entram as respostas.

Chaves de acesso TOConline

São pessoais, guardadas em A minha conta → Integrações. Cada membro escolhe, em Empresas TOConline, quais das empresas da sua chave cada escritório sincroniza (Adicionar ao escritório): todas começam Não atribuída. Qualquer função o pode fazer, porque as empresas são as da sua chave. A sincronização do escritório lê cada empresa através de um membro que a atribuiu a esse escritório; uma empresa que só um membro atribuiu também é sincronizada.

Adicionar empresas ativas começa logo a sincronização, e quem tem chave e empresas atribuídas pode ainda carregar em Sincronizar nesse mesmo ecrã, qualquer que seja a sua função: as empresas atribuídas passam a clientes e o escritório é lido nos últimos três meses.

Guardar a chave não dá acesso a mais clientes na aplicação - a visibilidade é decidida pelo responsável, acima. Ver TOConline.

Vários escritórios

Uma conta pode pertencer a vários escritórios, com funções diferentes em cada um. O seletor no canto superior esquerdo troca; nada de um escritório é visível a partir do outro.