Histórico de um cliente

O separador Histórico de um cliente lista os emails trocados com ele, do mais recente para o mais antigo: os pedidos enviados, os retidos ou rejeitados na aprovação, e os emails recebidos do cliente.

O que cada linha diz

Coluna	Conteúdo
Direção	Uma seta: para fora num email enviado pelo escritório, para dentro num recebido do cliente.
Estado	Pedido (o primeiro de um processo) ou Lembrete, e ao lado em que ponto está: A enviar, Enviado, Falhou, Por aprovar ou Rejeitado. Num recebido, Recebido.
Email	Para quem foi, ou de quem veio.
Descrição	N documentos pedidos · período, ou, num recebido, o assunto do email. Sublinhado, abre o email.
Anexos	Os ficheiros recebidos, com link para os abrir enquanto a cópia existir, e o ATCUD de cada fatura lida. 15 dias depois de a pendência ficar Associada, o nome fica sem link e, ao passar o rato, diz Já na contabilidade - cópia eliminada.
Data	Quando saiu ou quando chegou à caixa.

Carregar no título de uma coluna ordena a lista por ela.

Cada pedido enviado vai para uma pessoa: com mais do que um contacto principal, há uma linha por pessoa. Um pedido por aprovar ou rejeitado ocupa uma só linha, com todos os endereços.

Um pedido que passou pela aprovação diz também quem o aprovou, por baixo dos estados: Aprovado por Nome. O histórico inclui também os pedidos pendentes de aprovação e os rejeitados, para manter um registo completo.

Os cinco estados estão em Estados e cores.

Um DKIM/SPF falhou no lugar de Recebido marca uma mensagem cuja origem não foi confirmada.

Num cliente com o arquivo digital ligado, cada envio para o TOConline tem a sua linha: Arquivo TOConline e o estado do envio. Enviadas ao arquivo digital: N e os ficheiros que levou só aparecem depois de o servidor de email aceitar o email; até lá a linha diz A enviar ao arquivo digital: N. Um envio que falhou, ou que o TOConline recusou, não conta como enviado: os ficheiros seguem no envio seguinte. A resposta do TOConline chega como Resposta TOConline.

Para que serve

• Saber o que se pediu, e quantas vezes, antes de telefonar ao cliente.
• Provar a data de receção de um documento - a Secretária regista a hora a que o email chegou à caixa, não a hora a que alguém o abriu.
• Encontrar o ficheiro de uma fatura que chegou há duas semanas.

O corpo dos emails enviados é guardado tal como saiu, num envio direto e num que passou pela fila de aprovação: carregar na descrição de um pedido (o texto sublinhado) abre O email enviado, com o texto que o cliente recebeu, e não uma reconstrução a partir do modelo de agora - e, por cima, Para …, com Cc … quando alguém foi em cópia. Num recebido, carregar no assunto abre O email recebido, com De … e o texto tal como chegou. O texto dos enviados fica 5 anos; o dos recebidos fica 24 meses e é depois minimizado. Ver Privacidade e retenção.