Privacidade e retenção

Quem é quem

O escritório é o responsável pelo tratamento dos dados das suas empresas-cliente. A Visual Thinking é subcontratante: guarda e processa os dados por conta do escritório, ao abrigo do contrato de subcontratação.

Quando a instância tem uma política de privacidade publicada, abre-se a partir do rodapé do ecrã de entrada, em Política de privacidade.

Quem administra a instância vê de cada escritório só tamanhos, datas e o nome e email do Proprietário. Para o ajudar, pode abrir a lista dos seus clientes (designação, NIF e quantas pendências estão abertas), procurar uma pendência pelo texto que ela tem e sincronizar um período com o TOConline. De uma pendência vê só o registo técnico - identificador, estado, origem, data, valor e quando a sincronização a viu -, nunca o cliente, o fornecedor nem a descrição. Não vê documentos nem emails. Cada consulta e cada sincronização ficam na auditoria do escritório.

O que fica guardado

Dado	Onde aparece	Quanto tempo
Nome e email dos membros	A minha conta; Definições → Equipa e funções	Enquanto a conta existir
Chave de acesso TOConline e a lista das empresas a que dá acesso	A minha conta → Integrações	Até `Remover chave`; a chave fica cifrada
Designação e NIF dos clientes	Clientes	Enquanto o cliente existir
Nome e email dos contactos (um telefone guardado antes de o campo ser retirado mantém-se)	Contactos	Enquanto o contacto existir
Fornecedor, número, data e valor das pendências	Pendências	Resolvidas: 5 anos. Abertas: nunca expiram.
Pedidos enviados (para quem, quando, que documentos, assunto e corpo do email)	Histórico	5 anos
Texto dos emails recebidos	Histórico, Por identificar	24 meses; depois fica só a prova de receção (remetente, data, assunto)
Ficheiros anexados	Pendências (descarregar), Histórico	15 dias depois de todos os documentos do ficheiro ficarem `Associada`; a cópia é então apagada
Registo de auditoria	Auditoria	5 anos

Os prazos da tabela são os que a aplicação usa por omissão; quem administra a instância pode alterá-los.

O corpo dos emails enviados é guardado, cifrado, tal como saiu - num envio direto e num que passou pela fila de aprovação - e fica os mesmos 5 anos do pedido. Um envio sujeito a aprovação guarda ainda o email retido, o que se lê e edita antes de aprovar: fica enquanto o cliente existir.

Porque a cópia da fatura é apagada

Quando a pendência passa a Associada, o documento já está no software de contabilidade e deixa de ser necessário conservar uma segunda cópia na Secretária Virtual - é minimização. A cópia fica ainda 15 dias, para o caso de ser preciso voltar a ela, e é apagada na limpeza dessa noite. Um ficheiro com várias faturas só conta a partir de todas estarem Associada. O apagamento fica na auditoria como Ficheiro purgado. O nome do ficheiro continua no histórico, mas já não se descarrega: ao passar o cursor, lê-se Já na contabilidade - cópia eliminada.

Direito a não ser contactado

Um contacto que peça para não receber emails desliga-se no separador Contactos da ficha do cliente, na coluna Contactável, e fica com a marca Não contactar. Sai de todos os envios a partir desse momento, e a data e o autor ficam na auditoria. Ver Contactos.

Consultar e eliminar os seus dados

Eliminar cliente, nas Definições do cliente (só para o Proprietário e o Administrador), elimina as suas pendências, contactos e pedidos enviados. Os emails que o cliente enviou ficam guardados sem cliente associado, e o seu texto segue o prazo de 24 meses acima. O registo de auditoria conserva as linhas que o mencionam - porque são a prova de que as ações aconteceram - e a linha da eliminação guarda a designação e o NIF do cliente.

Remover do escritório uma empresa TOConline, em A minha conta → Integrações, não elimina nada: quando nenhum outro membro a atribui ao escritório, o cliente fica inativo, com o histórico, e volta a ver-se com Mostrar clientes inativos, em Clientes.

Para um pedido de acesso aos dados de um titular, o histórico e a ficha do cliente contêm tudo o que a aplicação tem sobre ele.