Contactos por cliente

Um pedido só sai se o cliente tiver pelo menos um contacto com email. É a primeira coisa a confirmar antes do primeiro envio.

Adicionar um contacto

1. Abra o cliente → separador Contactos.

   

2. Novo contacto: Nome (obrigatório), Email. Os pedidos são enviados por email, por isso um contacto sem email não recebe nada.

3. Marque Contacto principal se é esta pessoa quem recebe os pedidos - ver O contacto principal -, ou Em CC se deve receber uma cópia - ver Contactos em CC.

4. Criar.

Um email mal escrito é recusado com Introduza um endereço de email válido. Cada email só pode estar num contacto do mesmo cliente: um segundo é recusado com Já existe um contacto com este email neste cliente.

Corrigir um contacto

Editar na linha abre os mesmos campos com o que lá está. Utilize esta opção para atualizar os dados de um contacto existente: um email mal escrito, passar o contacto principal para outra pessoa.

Dica

Corrija em vez de apagar e voltar a criar. Apagar leva consigo o pedido de não contacto, se a pessoa tiver feito um.

O contacto principal

Quem está marcado como Contacto principal recebe o pedido e todas as insistências do processo. Sem nenhum marcado - ou com todos os principais em Não contactar ou sem email - vale o primeiro, por ordem do nome, que tenha email e não esteja Em CC (um em CC só quando não há mais ninguém).

Pode marcar mais do que uma pessoa como principal: cada uma recebe o seu próprio email, com o seu nome na saudação, e cada um é uma linha no histórico. Os contactos que não são principais nem estão em CC ficam na ficha, mas não recebem nada. Para que outra pessoa passe a receber, marque-a como contacto principal, ou em CC.

Contactos em CC

Quem está marcado como Em CC recebe uma cópia (Cc) de cada pedido e de cada insistência enviados aos contactos principais - por exemplo, o gerente que quer acompanhar o que é pedido ao responsável administrativo. Na lista de contactos aparece com a etiqueta Em CC.

• Um contacto é principal ou está em CC: marcar um desmarca o outro.
• Com mais de um contacto principal, cada email leva a cópia, por isso quem está em CC recebe uma cópia de cada um.
• Um contacto em CC com Contactável desligado, ou sem email, não recebe nada.
• Se um contacto em CC responder, a resposta fica associada ao cliente como a de qualquer outro contacto.

O email à espera de aprovação mostra, por baixo do Para, a linha Cc com quem vai em cópia. No histórico, o email enviado, quando se abre, diz Para … · Cc ….

O que vem da sincronização

A sincronização de empresas lê o email de contacto da ficha de cada empresa no TOConline e cria um contacto com ele, com o nome da empresa, sempre que o cliente não tenha nenhum contacto com esse endereço. Só fica Contacto principal se o cliente ainda não tinha contactos. Um contacto escrito à mão nunca é substituído.

Apagar esse contacto não chega: enquanto o email estiver na ficha do TOConline, a sincronização seguinte volta a criá-lo. Para que deixe de receber pedidos, marque outra pessoa como Contacto principal e tire-o a este, ou desligue Contactável: um endereço que pediu para não ser contactado nunca é recriado.

Pedidos de não contacto

Quando uma pessoa pede para não ser contactada - direito que o RGPD lhe dá - desligue o interruptor Contactável na linha dela. Passa a Não contactar.

• Deixa de receber o que quer que seja: nem pedidos, nem insistências - mesmo que seja o contacto principal.
• O contacto fica na ficha, para se saber quem é e que pediu.
• A ação fica no registo de auditoria, com data e autor.

Se a pessoa voltar a aceitar, mude de volta. Também fica registado.

Dica

Um cliente com o único contacto marcado Não contactar não recebe pedidos: um processo novo é recusado com O cliente não tem nenhum contacto com email., um que esteja a correr termina no envio seguinte, por não haver a quem escrever, e a lista de Clientes continua a mostrá-lo Sem resposta até ele responder. Nesse caso peça outro contacto à empresa, ou desligue o envio automático desse cliente.