Estados e cores

Pendência

Estado	Cor	Significado	Quem o muda
Pendente	vermelho	Não chegou. É o que vai no pedido.	Sincronização, Nova pendência, importação, Reabrir
Recebida	amarelo	O escritório tem o ficheiro. Falta lançar.	Fatura lida de um email, Arquivar documentos, Marcar recebida
Associada	verde	Já está no software de contabilidade.	Sincronização, Marcar associada
Anulada	cinzento	O documento foi anulado no TOConline. Nunca se pede ao cliente e não entra nas contas do que falta ou do que chegou.	Só a sincronização

Uma pendência Manual ou CSV não passa por Recebida: não há sincronização que venha depois confirmar o lançamento, por isso o documento que chega deixa-a logo Associada, e o botão da linha é Marcar associada. Reabrir devolve uma Recebida ou uma Associada a Pendente.

Uma Anulada não tem botão de estado: foi o TOConline que a anulou, e a sincronização passa-a a Anulada esteja ela como estiver - também a meio de um processo, que deixa de a pedir no envio seguinte.

Uma Recebida guarda a data em que o documento chegou. Passar a Associada não a apaga - é ela que diz quanto tempo o cliente levou a responder ao pedido.

Uma marca Em acompanhamento, verde, na linha do documento enquanto está Pendente, diz que o documento é pedido no processo em curso do cliente: as insistências seguintes pedem-no. Um documento sem ela está fora do processo. Ver Pedidos e insistências.

Pedido

No histórico de um cliente, ao lado de Pedido ou Lembrete:

Estado	Cor	Significado
Por aprovar	amarelo	Construído e retido: espera a decisão de quem o pediu. Ver Aprovar antes de enviar.
Rejeitado	cinzento	Alguém decidiu não o enviar. Nada saiu e o processo fechou.
A enviar	cinzento	Saiu da aplicação e espera a resposta do servidor de email, normalmente segundos. Passa sozinho a Enviado, ou a Falhou se ao fim de dois minutos não houver resposta.
Enviado	verde	O servidor de email aceitou-o.
Falhou	vermelho	O servidor recusou-o. O pedido fica registado - um envio falhado não é um envio, e não deve parecer um.

Cada pedido vai para uma pessoa só e é uma linha no histórico. Com mais do que um contacto principal, cada um recebe o seu email, e há uma linha por pessoa. Os contactos marcados Em CC seguem em cópia em cada um desses emails.

Origem

Origem	De onde veio a pendência
Sincronização	Do software de contabilidade. Não se edita.
CSV	De um ficheiro importado. Não se edita; elimina-se.
Manual	Escrita à mão. Edita-se e elimina-se.

Como fechou

Na auditoria, em Origem, quem fechou uma pendência (o gráfico dos Indicadores mostra o mesmo, mas só quem administra a instância o vê):

ATCUD	O código QR da fatura foi lido. O mais fiável.
ATCUD (texto)	O ATCUD foi encontrado no texto do PDF.
OCR	A imagem foi lida por reconhecimento ótico.
IA	Nada disto leu o documento e um modelo de IA leu-o; a associação foi confirmada por uma pessoa em Por identificar.
Sincronização	O software de contabilidade deu o documento como lançado.
Manual	Alguém carregou no botão.

Seletor de período

Ponto	Significado
⚪ cinzento	Nunca sincronizado. A lista vazia não diz nada.
🟡 amarelo	Sincronizado; faltam documentos.
🟢 verde	Sincronizado; não falta nada.
sem ponto	Período ainda por vir.

Dia do calendário

Ponto	Significado
🟡 amarelo	Há documentos datados desse dia ainda em falta.
🟢 verde	Há documentos datados desse dia, todos entregues.
sem ponto	Nenhum documento tem essa data.

Resposta (lista de clientes)

Na coluna Resposta da tabela Entrega por cliente, em Clientes:

Respondeu	Chegou uma mensagem deste cliente depois do último pedido.
Sem resposta há N d	Nada desde o último pedido. No próprio dia lê-se só Sem resposta.
Resposta não obtida	O silêncio passou a cadência do calendário de insistências e não há insistência agendada - ou o processo terminou no dia limite com documentos em falta. Substitui o Sem resposta há N d; o tooltip diz o motivo, quantas tentativas ficaram sem resposta e quando foi a última. Ver Comunicações.
Por aprovar	O email deste cliente está retido à espera de decisão. Ver Aprovar antes de enviar.
-	Nunca se pediu nada.

Mensagem (Por identificar)

Do escritório	Reencaminhada por um membro.
DKIM/SPF falhou	Origem não confirmada. Nunca associada automaticamente.
Associado	Origem confirmada e cliente identificado.
Associado automaticamente	Todas as faturas lidas e casadas. Só falta arquivar.
Sem pedido associado	A Secretária não soube de que cliente é, e não foi reencaminhada por um membro.