Envio de emails

Os pedidos são enviados através de uma caixa de correio já associada à Secretária Virtual. As respostas dos clientes são recebidas nessa mesma caixa. Esta configuração é feita durante a implementação do serviço, pelo que não precisa de configurar nada.

O que o escritório controla no envio está em Definições, repartido por dois separadores - Escritório diz quem é e até quando, Insistências e modelos decide o resto (Equipa e funções e Notificações têm as suas páginas). Só o Proprietário e o Administrador as alteram; os restantes membros veem-nas só para leitura.

Campo	Separador	Para quê
Nome do escritório	Escritório	O nome do escritório na aplicação, nos convites aos colegas e no remetente dos pedidos aos clientes, quando o administrador da plataforma o liga: saem então da caixa da Secretária como Nome do escritório via Secretária Virtual, e o cliente vê assim quem lhe pede. Desligado - como vem de origem -, saem todos só como Secretária Virtual. O endereço é o mesmo para todos os escritórios. Um nome que traga um email ou um site, ou o nome da Autoridade Tributária, da Segurança Social, da Ordem ou de um banco, sai só como Secretária Virtual: o mesmo endereço não pode passar por outro remetente. O mesmo vale para letras trocadas para enganar o olho - de outro alfabeto, versaletes ou símbolos, números no lugar de letras, caracteres invisíveis, letras soltas (B a n c o) - e para um nome igual ou parecido ao de um escritório mais antigo: o primeiro escritório a usar um nome é o único que o mostra. Palavras que qualquer escritório usa (Gabinete, Contabilidade, Lda) não contam: Silva Contabilidade e Gabinete de Contabilidade Silva, Lda são o mesmo nome. Por baixo do campo, ao escrever o nome - aqui, ao criar o escritório ou ao criar outro -, a Secretária mostra como os pedidos vão sair e avisa quando saem só como Secretária Virtual, antes de guardar. A assinatura no fim do email continua a ser Secretária Virtual - ou o nome de remetente que o escritório já tinha guardado, se tiver um (ver abaixo).
Dia limite para a entrega dos documentos	Escritório	O dia do mês em que os documentos de um período têm de estar entregues - e até onde um processo insiste. 20 por omissão, que é a data legal do IVA mensal. Um cliente pode ter o seu - ver Importar clientes.
Frequência (painel Agendamento das insistências)	Insistências e modelos	Em que dias e a que horas saem as insistências dos clientes sem calendário próprio. Por omissão, de 7 em 7 dias às 09:00.
Modelo por omissão	Insistências e modelos	O texto usado em todos os clientes sem modelo próprio. Está na secção Modelos de email, só aparece quando já há um modelo, e fica guardado ao escolher. Sem nenhum, sai o Texto simples do sistema.

No fundo do separador Escritório, o Proprietário tem ainda Eliminar escritório - ver Eliminar o escritório.

A cadência e os modelos têm as suas páginas - Periodicidade e cadência e Modelos de email.

O texto simples do sistema

Enquanto não houver modelo, cada pedido sai assim, em português. Está em primeiro na lista de Modelos de email, marcado Só leitura: o botão do olho (Ver modelo) mostra-o com dados de exemplo, mas não se edita.

Pedido de documentação em falta - Padaria Central, Lda

Exmos. Srs. Padaria Central, Lda,

Na sequência da conferência da informação disponível no Portal e-Fatura e da análise dos movimentos bancários, identificámos documentação em falta, necessária à correta atualização e regularização da vossa contabilidade.

Neste sentido, solicitamos o envio dos seguintes documentos (3), organizados por categoria:

1. Faturas em falta

EDP Comercial

• 05/03/2026 – Fatura FT 2026/4471 – 87,90 €

Infraestruturas de Portugal, S.A.

• 28/02/2026 – Fatura FT 2026/117 – 240,00 €

2. Movimentos bancários por reconciliar

BANCO BPI, SA

• 17/03/2026 – COMPRA Google One Dublin – -99,99 €

Pode responder diretamente a este email com os documentos em anexo.

Agradecemos que a documentação solicitada seja enviada no prazo máximo de 72 horas após a receção deste email, de forma a evitar atrasos no processamento contabilístico e no cumprimento das obrigações fiscais.

Agradecemos desde já a vossa colaboração.

Cordialmente,
Departamento de Contabilidade
Secretária Virtual

Os documentos saem por categoria - Faturas em falta, Movimentos bancários por reconciliar, Outros documentos -, as faturas agrupadas por fornecedor, de A a Z, e, nos movimentos bancários, os movimentos e os extratos agrupados por conta. Cada linha é um documento em falta, com a data, o número e o valor que o software de contabilidade lhe dá - número e valor saem quando existem, para o cliente saber qual das faturas do mesmo fornecedor lhe está a ser pedida. Um documento que já chegou mas não estava legível leva a nota “o ficheiro enviado não estava legível, agradecemos novo envio” - assim o cliente não lê o pedido como repetido. O prazo de 72 horas é texto fixo: não é o prazo do processo.

Por onde entram as respostas

Os pedidos saem da caixa da Secretária, e o Responder a de cada pedido é essa mesma caixa, com o NIF do cliente no endereço (caixa+512345678@exemplo.pt). É assim para todos os clientes, tenham ou não responsável: a resposta não vai para o email de ninguém do escritório. Entra na caixa, a Secretária lê-a ao fim de poucos minutos, e o escritório vê-a na aplicação.

Quem escreve

Remetente	O que acontece à mensagem
Contacto de um cliente - um endereço que está nos Contactos de um cliente	É lida. Fica no Histórico do cliente e, quando precisa de uma pessoa, também em Por identificar. Um contacto marcado Não contactar não recebe pedidos, mas o que envia é lido na mesma.
Membro do escritório - um colega que reencaminha documentos que recebeu no seu email	É lida. Se não disser de que cliente é (ver abaixo), vai para Por identificar marcada Do escritório, para alguém escolher o cliente.
Desconhecido - nem contacto de um cliente nem membro do escritório	É descartada à entrada. Não chega ao histórico nem a Por identificar, e não fica guardada. Acontece mesmo quando responde a um pedido ou escreve para o endereço com o NIF.

Se um cliente responder de um endereço novo, acrescente-o aos contactos dele e peça-lhe que reenvie: o que foi descartado não se recupera.

De que cliente é

Para uma mensagem de quem se conhece, a Secretária procura o cliente por esta ordem:

1. Responde a um pedido enviado - o programa de email do cliente guardou a ligação à mensagem original.
2. Foi escrita para o endereço com o NIF de um cliente. É o que atribui a resposta quando o programa de email não guarda essa ligação - e serve também ao colega que reencaminha: reencaminhar para o endereço com o NIF diz de que cliente são os documentos. Se o mesmo NIF for cliente de dois escritórios, o endereço não chega para escolher.
3. O remetente é contacto de um só cliente. Um endereço que esteja nos contactos de dois clientes só é atribuído pelos dois passos anteriores.

As faturas em anexo são lidas de imediato. Uma fatura que corresponda a uma pendência fecha-a sem ninguém abrir o ficheiro: passa a Recebida, ou a Associada numa pendência escrita à mão ou importada de um ficheiro.

Verificar

1. Escolha um cliente que tenha um contacto com email - pode ser o seu próprio endereço, num cliente de teste. Os pedidos vão para o contacto principal (sem nenhum marcado, para o primeiro contacto com email), com cópia aos contactos Em CC.
2. No separador Pendências, Iniciar processo → Enviar já.
3. Confirme que o email chegou, e que aparece em Histórico como Enviado.
4. Responda-lhe com um PDF de uma fatura em anexo. Ao fim de poucos minutos a resposta aparece no histórico como Recebido.