Configurar em quinze minutos

A versão curta. Cada passo tem a sua página com o porquê; esta página apresenta apenas as ações necessárias, pela ordem recomendada.

1. Criar a conta e o escritório. Abra o endereço da sua Secretária Virtual, entre com a conta CC e dê um nome ao escritório. Sem conta CC, a conta cria-se a partir do convite de um escritório: siga Aceitar um convite. Detalhe →

2. Confirmar o dia limite. Definições → Escritório → Dia limite para a entrega dos documentos: 20 por omissão, o prazo do IVA mensal. Deixe a cadência como está por agora. Detalhe →

3. Guardar a chave de acesso do TOConline. No TOConline, selecione uma empresa → Área de Contabilista → Acesso → Chave de Acesso - Secretária Virtual → Gerar chave de acesso. Depois, Integrações (na barra lateral, em Escritório) → Chave de acesso TOConline → cole a chave → Guardar alterações. Detalhe →

4. Trazer as empresas. Na mesma página, em Empresas TOConline, marque as empresas do escritório → Adicionar ao escritório. A sincronização começa logo: entram como clientes, com os contactos e as pendências dos últimos 3 meses. Detalhe →

5. Confirmar um contacto. Abra um cliente → Contactos. Se a sincronização não trouxe o email, Novo contacto. Detalhe →

6. Ver o que falta. Separador Pendências: estão lá os documentos em falta. Para ler outro período, carregue em Sincronizar e escolha-o na janela que abre. Detalhe →

7. Iniciar o primeiro processo. No mesmo ecrã, Iniciar processo → Enviar já. Numa conta nova, o primeiro email abre logo para o rever e só sai com Aprovar e enviar. Sai com o texto simples do sistema - os modelos podem ser configurados posteriormente. Detalhe →

O que ficou para depois

Modelos de email com a identidade do escritório, um calendário de insistências diferente do que vem por omissão, e convidar os colegas. Nenhuma destas configurações é necessária para enviar o primeiro pedido.

A configuração inicial na aplicação

Depois de criar o escritório, a aplicação dá as boas-vindas: Assistente de configuração começa com a visita guiada de cada página; Explorar sozinho dispensa as visitas. Em ambos os casos mostra, à direita, o painel Configuração inicial: os passos desta página, mais Definir modelo de pedido e Configurar insistências. Carregar num passo leva ao ecrã certo e aponta para o campo; cada passo fica marcado quando está feito. Ligar o TOConline e Sincronizar pendências do período são Opcional, para quem não usa o TOConline.

Fechar por agora esconde o painel; volta pelo botão Configuração inicial no topo da página (em ecrãs largos) ou, no menu do seu nome, em Abrir assistente de configuração. O X no topo do painel (Fechar a configuração inicial de vez) pede confirmação e esconde também as visitas guiadas; o mesmo item do menu volta a abri-lo. Ver tour desta página, no fundo do painel, repete a visita do ecrã aberto. Os contabilistas só veem os passos que lhes cabem: os dados do escritório, os modelos, as insistências e a sincronização de período são do Proprietário e dos Administradores.